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(Bild: Adobe Stock)

Slack-Time: Unternehmens-CPU nicht überlasten

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  • Beitrags-Kategorie:Fokusartikel / Lean / Agile
  • Beitrag zuletzt geändert am:Januar 28, 2024
  • Lesedauer:4 min Lesezeit

Überlast muss nicht sein – mehr liefern mit Slack Time

Sie kennen das Gefühl, wenn ein Computer zu 100 Prozent ausgelastet ist: Die Arbeit damit ist sehr mühsam, Tastatureingaben werden vergessen, die Reaktionszeit ist hoch und der Computer nervt nur noch! Für meine Arbeit brauche ich ein System, das schnell reagiert und mir dann zur Verfügung steht, wenn ich es brauche. Das erwarte ich auch von Unternehmen!

Die Unternehmen sollten eigentlich schnell agieren und geschickt auf Marktströmungen reagieren können. Stattdessen ist die Vollauslastung der Mitarbeitenden die vorherrschende Optimierungsstrategie. Wie eine überlastete CPU bleiben sie hinter ihrem Potenzial zurück.

Was an dieser Stelle wundert ist, dass dies gezielt angestrebt wird und es in der Praxis selten ein Gegenkonzept zur Auslastungserhöhung zu geben scheint. Darunter ächzen viele Entwickler – sei es durch zu viele Projekte oder durch zu viele Arbeiten innerhalb eines Projektes gleichzeitig. Dabei geht es auch anders!

Die Arbeitslast in einer Firma muss wie bei einer CPU geplant und beobachtet werden

Systemadministratoren planen ihre Server so, dass die CPU-Auslastung im Schnitt 50 Prozent nicht übersteigt. Dadurch bleibt das System reaktionsfähig und benutzbar.

Mit einem einfachen Denkmodell (“Economic Value of Slack Time” von Pawel Brodzinski, Januar 2015), in dem Auslastung (utilization) den Kosten (cost) gegenübergestellt wird, lässt sich dies auf die Wissensarbeit übertragen. 

Auslastung vs. Kosten – Optimum ermitteln (Bild: Fabian Westermayr, Colenet)
  • Leerlaufkosten (cost of idle capacity): Ein Mitarbeiter ohne Arbeit verursacht zu 100 Prozent Leerlaufkosten. Bei vollständiger Auslastung entstehen 0 Prozent Leerlaufkosten. 
  • Verzögerungskosten (delay cost): Diese sind bei geringer und mittlerer Auslastung sehr gering. Ab etwa 60 Prozent steigt diese Kurve exponentiell an, da zu viel Arbeit im System Verluste (Taskwechsel) entstehen lässt.

Eine gängige Optimierungsstrategie ist es, die Auslastung möglichst hoch zu halten, um die Leerlaufkosten zu eliminieren. Die nicht beobachteten Verzögerungskosten steigen deshalb extrem und es entsteht das gleiche Verhalten wie bei der überlasteten CPU.

Gutes Management findet die Kostenbalance

Die ideale Vollkostenkurve folgt diesen beiden Kurven und ergibt ein Optimum, das häufig bei etwa 70 bis 80 Prozent Auslastung liegt.

Mitarbeiter, die nicht 100% ausgelastet sind? Intuitiv erscheint dies einem Manager, der das komplexe Gesamtsystem nicht mehr verstehen kann und deshalb häufig nur die Auslastung als einzige Steuermöglichkeit hat, falsch.

Gutes Management berücksichtigt beide Kosten – und kann diese auch belegen.

Organisationsentwicklung zur Selbstverbesserung

Beim Vorbeigehen sehen alle Mitarbeiter angespannt aus, niemand sitzt, überall rauchen die Köpfe. Dank Rückkehr ins Büro können Mitarbeitende wieder kontrolliert werden. Bestens, dann werden sicher alle das Richtige tun! Erkennen Sie das wieder? 

Ich würde mich stattdessen freuen, solche Aussagen zu hören: Unser Unternehmen ist am reaktivsten, wenn unsere Entwickler nur zu 80% ausgelastet sind! Wir haben für uns erkannt, dass Innovation dann entsteht, wenn es zu ungeplanten Geistesblitzen kommen darf. So sind wir für unsere Kunden ein noch besserer Partner geworden.

Schaffen Sie es, neben Ihren Produkten auch Ihr Unternehmen zu entwickeln? Wie kann Ihnen das Verständnis von Verzögerungskosten bei der optimalen Auslastung Ihrer CPU helfen?

Fabian Biebl

Fabian Biebl ist erfahrener, empathischer Organisationsentwickler und Coach mit einer Leidenschaft für Lean und Agilität. Mit langjähriger Erfahrung in Konzernen und Mittelstand hat er hat einen systemischen und kulturbewussten Blick auf Unternehmen. Fabian hilft dabei, Lieferfähigkeit zu erhöhen und Arbeitslast beherrschbar zu bekommen. Für Manager und Mitarbeitende ist er ein aktiver Partner, der ihnen beim sich Verbessern und fit für die Zukunft machen hilft. Diese Motivation hat ihn auch dazu bewogen, die Initiative Zukunftsfähigkeit zu gründen. Als Keynote Speaker, Autor, Coach und Berater stellt er sein Wissen zur Verfügung.